Pembelian Terus
Dua modul untuk pembelian terus telah dibangunkan di dalam ePerolehan iaitu pembelian produk dan pembelian perkhidmatan. Terdapat perbezaan kecil dalam aliran proses kedua-dua modul tersebut seperti dinyatakan di bawah:
Pembelian Terus untuk Produk
Pemprosesan Permintaan
Proses permintaan bermula apabila Pengguna Kerajaan memilih produk yang dikehendaki, dan berakhir dengan penghantaran pesanan pembelian (PO) kepada Pembekal.
- Pemilihan Produk
ePerolehan membenarkan Pengguna Kerajaan memilih produk daripada katalog elektronik yang telah disediakan di dalam penyimpanan data pusat.
- Penciptaan Permintaan
Semasa Pengguna Kerajaan membuat pilihan produk, ePerolehan mendaftarkan pilihan produk tersebut ke dalam kart elektronik.
- Pengesahan Permintaan
Permintaan tersebut kemudiannya dihantar untuk pengesahan.
- Penjanaan Pertanyaan Pembelian
Sebaik sahaja permintaan disahkan, pertanyaan pembelian dijanakan oleh ePerolehan dan dihantar kepada Pembekal.
- Pengesahan Terima Pertanyaan Pembelian
ePerolehan membenarkan Pembekal menghantar pengesahan terima sebagai maklumbalas terhadap Pertanyaan Pembelian. Pembekal juga berhak untuk tidak membekal barangan atau perkhidmatan memandangkan pembekal tidak terikat dalam kontrak dengan Kementerian Kewangan, seperti di dalam kes perolehan Kontrak Pusat.
- Pengesahan Pertanyaan Pembelian
ePerolehan menyokong pengesahan permintaan pembelian secara atas talian setelah permintaan bekalan barangan disah terima oleh Pembekal.
- Penjanaan Pesanan Pembelian
Sebagai pelengkap tahap terakhir pengesahan tuntuan, satu Pesanan Pembelian (PO) dijanakan oleh ePerolehan.
Pemenuhan Pesanan
Proses pemenuhan pesanan melibatkan pembekalan pesanan oleh Pembekal, pengesahan penerimaan barangan oleh Pengguna Kerajaan dan bayaran kepada Pembekal.
- Memenuhi Pesanan
Apabila Pesanan Pembelian (PO) diterima, pesanan hantaran dijana dan dihantar bersama-sama dengan barangan sebenar.
- Pengesahan Penerimaan Barangan
Berdasarkan semakan dan pengesahan barangan yang dihantar, Pengguna Kerajaan dikehendaki mengesahkan penerimaan barangan melalui ePerolehan dan kemudian menyediakan Nota Penerimaan Barangan (GRN).
- Penyediaan Invois
GRN akan disediakan oleh Pegawai Penerima Barangan (GRO). Selain pemberitahuan berkaitan kewujudan GRN kepada pembekal secara elektronik, ePerolehan membantu para Pembekal untuk menyediakan invois.
- Penyediaan Arahan Pembayaran
Apabila Pembekal menyiapkan invois, ePerolehan menerima invois tersebut dan bayaran dibuat oleh sistem dan dalam masa yang sama, sistem tersebut menyediakan Arahan Pembayaran. Akhirnya kerajaan membuat bayaran kepada Pembekal.
Pembelian Terus untuk Perkhidmatan
Pemprosesan Permintaan
- Pemilihan Perkhidmatan
ePerolehan membenarkan Pengguna Kerajaan memilih jenis perkhidmatan daripada katalog elektronik yang disediakan dalam penyimpanan data pusat.
- Penciptaan Permintaan
Apabila Pengguna Kerajaan memilih sesuatu perkhidmatan, ePerolehan akan daftarkan pilihan tersebut ke dalam kart elektronik.
- Pengesahan Permintaan
Permintaan keperluan itu kemudiannya akan dihasilkan dan dihantar untuk kelulusan.
- Penjanaan Pesanan Perkhidmatan
Apabila tahap kelulusan terakhir diselesaikan, Pesanan Perkhidmatan (SO) akan dijana oleh ePerolehan.
Pemenuhan Pesanan
Proses pemenuhan pesanan perkhidmatan adalah melibatkan pelaksanaan perkhidmatan oleh Pembekal, pengesahan pelaksanaan oleh Pengguna Kerajaan dan bayaran kepada Pembekal.
- Memenuhi Pesanan dan Penghasilan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan
Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (SRN) dihasilkan oleh Pembekal selepas menunaikan kesemua perkhidmatan. SRN ini akan disahkan terima, dilulus dan dikemaskini oleh pengguna Kerajaan.
- Penciptaan Invois
Apabila SRN diluluskan oleh pengguna Kerajaan, Pembekal akan menghasilkan Invois.
- Penciptaan Arahan Pembayaran
Apabila pembekal menghasilkan invois, ePerolehan akan menerima invois tersebut dan padanan bayaran akan dilakukan oleh sistem dan pada masa yang sama sistem akan menjana satu Arahan Pembayaran dan pihak Kerajaan kepada Pembekal berkenaan.
|
